10 Ventajas del Digitalizado de Documentos

Los sistema tradicionales para conservar y organizar la información empresarial presentan algunos inconvenientes que pueden solucionarse con un proceso que se ha convertido en indispensable en cualquier negocio.

La Transformación Digital es un proceso sencillo que transfiere su archivo del formato tradicional (analógico) a un soporte en la nube, accesible desde un ordenador o un dispositivo móvil. El procedimiento consiste en escanear documentos y transformarlos en información digitalizada, ya sea en forma de texto o imágenes, por lo que está al alcance de cualquier particular, empresa o institución.

Le compartimos algunas de las muchas las ventajas que aporta la Transformación Digital a su empresa:

1.- Asegura la conservación de la información de por vida, manteniéndola a salvo del deterioro a causa de factores ambientales y accidentes, o bien debido al uso y la manipulación de los documentos.

2.- Reducen la necesidad de espacio de almacenamiento. ¿Quién nos iba a decir hace apenas unos años que una tarjeta SD de 128 GB podría almacenar hasta 57.000 fotografías digitales? Sólo hay que hacerse la siguiente pregunta: ¿cuántos álbumes necesitaríamos para contener la misma cantidad en formato analógico lo que cabe en una pieza de plástico de 7,6 cm2?

3.- Se obtienen documentos fácilmente editables. Los archivos obtenidos tras el proceso de digitalización pueden ser modificados y almacenarse en diferentes formatos, como .docx o .pdf.

4.- Permite restringir el acceso a la información. Gracias a la digitalización, podemos limitar la posibilidad de consultar los documentos a las personas autorizadas, lo que incrementa el nivel de seguridad. Asimismo, también se pueden establecer diversos grados de privacidad de los documentos, en función del perfil de cada usuario.

5.- Realizar consultas simultáneas. Cada documento puede ser leído al mismo tiempo por un gran número de personas, sin necesidad de diversificar de editar o imprimir más copias en papel.

6.- Evita los desplazamientos. ¿Para qué trasladarse a un lugar determinado cuando se puede acceder a la información en un solo clic? Basta con tener a mano un ordenador, un móvil o una tableta para ahorrar tiempo en búsquedas y traslados.

7.- Facilita la distribución de los contenidos. La totalidad de los documentos, o bien una parte, puede enviarse pore-mail u otros sistemas de transmisión electrónica, de manera inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas.

8.- Agiliza la creación de copias de seguridad de los documentos, evitando el deterioro de los originales, así como las posibilidades de robo o pérdida por un incendio, inundación o vandalismo.

9.- Se pueden imprimir en cualquier momento e impresora, obteniendo así copias exactas del original.

10.- Mejora la reputación de las empresas. La ausencia de papeles da una imagen más moderna de la compañía. Asimismo, refuerza su compromiso con la conservación del medio ambiente, al contribuir a limitar la tala de árboles.

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