auditoria

La importancia de las auditorias en tiempos remotos.

La economía mundial ha sufrido golpes, cambios inesperados y repentinos en los últimos meses en todos los ámbitos profesionales, tanto las empresas como su personal hemos tenido que adaptarnos muy rápido a las condiciones que nos obliga la actual pandemia.

Una de las principales soluciones que se ha presentado es trabajar desde casa (home office), lo cual nos ha llevado prácticamente a digitalizar toda la información de la empresa, ya sea enviar archivos por correo, escanearlos o incluso manejar mucha información por fotografías de celular, los más beneficiados contaban ya con algún sistema de gestión documental que les ha servido mucho para que el trabajar a distancia no sea un obstáculo y no haga mas lentos los procesos generales de la empresa.

Dentro de todos estos cambios hay cosas que siguen igual, como las auditorias de información, ya sean internas o externas, la tarea de rastrear evidencias dentro de los flujos naturales de las empresas se ha vuelto mucho mas compleja, y por otro lado, la validez de las evidencias para asegurar que ningún documento haya sido alterado en alguna parte del proceso es también más complicado.

Es muy importante dedicar tiempo y recursos a contar con una herramienta que nos ayude en los aspectos más importantes para una futura auditoria:

  • Un repositorio centralizado de la información.
  • Rastreabilidad de cada documento involucrado en el proceso.
  • Fiabilidad en las autorizaciones a nivel usuario y procesos.
  • Seguridad de los documentos, tanto en el resguardo como en el acceso.
  • Poder encontrar cualquier documento de forma rápida y efectiva.

Se deben tomar estas acciones en el presente, para prevenir y evitar problemas futuros de flujo de información, concientizar a los colaboradores en la importancia de cada pieza de información que pasa por sus manos para seguir teniendo el control de la empresa a pesar de no estar todos en un mismo sitio físico.

Las herramientas que usemos deben garantizar tanto el versionamiento de los documentos, como el historial de acceso por usuario con datos de tiempo en la captura, las modificaciones y las versiones finales del mismo, como los estatus por los que haya pasado durante el proceso.

Generar una cultura interna del manejo adecuado de la información apoyados en una herramienta tecnológica en la nube nos acercará mucho mas a sobrevivir y crecer como empresa y como profesionales durante la crisis actual, debemos seguir buscando formas de evolucionar nuestros procesos para adaptarnos a la nueva economía.

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